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Seguramente en algún momento de tu vida habrás ido al banco a retirar dinero con cheques, o quizá en algún empleo habrás entregado una factura o recibo a un cliente (o en su defecto, la habrás recibido). Pues, quizá por su presencia en la cotidianidad de la sociedad, no te habías detenido a pensar en su importancia.
Si deseas saber qué es una documentación mercantil y qué significan todos esos recibos que seguramente tienes arrumados en tu bolso, quédate leyendo. Es probable que recibas o emitas documentos mercantiles como los recibos o las facturas en tu día a día, pero otros como las letras de cambio y los pagarés son menos frecuentes. ¡En Euroinnova te contamos todo lo que debes saber sobre la documentación mercantil!
La documentación mercantil es más que simples papeles que tienes arrumados o guardados en algún sitio; los documentos mercantiles son comprobantes, facturas, recibos, títulos o efectos que tienen la función de legitimar o dar constancia de una transacción con el fin de justificarla. También, a los documentos mercantiles se les conoce como documentos comerciales.
Por otro lado, en contabilidad sirven para estudiar estas transacciones a través de la documentación mercantil, por ejemplo, los libros contables. De esta manera, funcionan para legitimar las operaciones que se transaccionan en las empresas.
Si te preguntas por qué es importante saber qué es una documentación mercantil, debes saber que, sin estos, todo sería un caos. La documentación mercantil ayuda a mantener un orden de las actividades a través de los registros contables; ya que estos permiten dar constancia de los gastos, ingresos e incluso de los impuestos de una empresa. A la hora de cualquier inconveniente, incluso y sobre todo jurídico, los documentos mercantiles pueden servir de prueba de las operaciones mercantiles que realice alguna empresa con algún cliente.
Asimismo, otra de las importancias del documento mercantil radica en que sirve para precisar la relación jurídica entre ambas partes que intervienen en una transacción; es decir, a través del documento mercantil se expresan los derechos y obligaciones de las partes implicadas.
También, el uso de los documentos mercantiles es más o menos urgente dependiendo de la magnitud de la empresa de la cual se habla, ya que la necesidad de tener un registro cuidadoso y exhaustivo de las transacciones de una gran empresa o industria, no va a ser la misma que la necesidad de un pequeño negocio en una bodega. Aunque, incluso para ambas, es necesario el registro de las operaciones realizadas para certificar el entendimiento de ambas partes a la hora de realizar alguna operación.
Para comprender mejor lo que es una documentación mercantil, a la hora de la práctica real, se pueden clasificar en dos tipos generales, tales como:
En términos simples, aquellos que son negociables se refieren a toda documentación que se puede convertir en dinero en efectivo; ejemplos de estos son: cheques, pagarés y la letra de cambio. Por esta razón se les conoce como documentos negociables, pues pueden, valga la redundancia, negociarse con entidades financieras, por ejemplo, cuando vas al banco a cobrar un cheque.
Un pagaré es un documento mercantil que representa una promesa escrita e incondicional de una persona o entidad (llamada suscriptor o girador) de pagar una suma específica de dinero a otra persona o entidad (llamada beneficiario o tomador) en una fecha de vencimiento determinada. Es un instrumento de deuda que puede utilizarse como medio de pago o como una forma de obtener financiación.
La letra de cambio es un documento mercantil que constituye una orden escrita y firmada por una persona (llamada librador) a otra persona o entidad (llamada librado) para que esta última pague una suma específica de dinero a un tercero (llamado beneficiario o tomador) en una fecha y lugar determinados. Es un instrumento que se utiliza para el cobro de deudas o para facilitar transacciones comerciales.
Un cheque es un documento mercantil que emite una persona (llamada librador o emisor) para ordenar a un banco o entidad financiera (llamado librado o banco pagador) que pague una cantidad específica de dinero al beneficiario (llamado tomador o portador) indicado en el cheque. El cheque es una forma común de pago en transacciones comerciales y financieras.
Son todos aquellos documentos que sirven como base para los registros contables, tales como las facturas, recibos, albaranes, notas débito y crédito. Estos pueden servir para formar parte de pruebas desde un punto de vista jurídico, en el derecho mercantil, por ejemplo.
Un recibo es un documento mercantil que se utiliza para confirmar que se ha recibido un pago o una entrega de bienes o servicios. En él se detallan la fecha, el monto o la descripción de los bienes o servicios recibidos, así como el nombre y la firma del receptor del pago o entrega.
La factura es un documento mercantil que emite un proveedor o vendedor para solicitar el pago de bienes entregados o servicios prestados a un cliente o comprador. En la factura se detallan los conceptos facturados, las cantidades, los precios unitarios, el total a pagar y otra información relevante para la transacción comercial.
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